Die tägliche Informationsflut, zerstreute To-Do-Listen, verstreute Dateien – wer kennt es nicht? In einer Welt voller Apps für Notizen, Aufgaben, Projektmanagement und Datenbanken verspricht Notion.com: „Mach alles an einem Ort.“ Und das überraschende daran: Es funktioniert.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, warum Notion für viele zum unverzichtbaren Tool geworden ist – ob im Solo-Workflow, als Selbstständiger oder im Team.
Was ist Notion?
Notion ist eine flexible All-in-One-Plattform für Notizen, Aufgabenmanagement, Wissensdatenbanken, Kalender und mehr. Klingt erstmal unspektakulär, doch das Besondere ist die Art, wie du Inhalte organisieren kannst:
- Alles basiert auf Blöcken (Text, Bilder, Tabellen, To-Dos, etc.)
- Du kannst Seiten wie ein Baukastensystem gestalten
- Es ersetzt Tools wie Trello, Evernote, OneNote, Google Docs und sogar kleinere CRM-Systeme
1. Ein Tool, das sich deinem Workflow anpasst
Ob du als Freelancer deinen Content-Plan organisieren willst oder im Unternehmen ein zentrales Wissensarchiv brauchst – Notion passt sich dir an. Du startest mit leeren Seiten und baust Schritt für Schritt dein eigenes System.
Beispiele:
- Ein Redaktionskalender mit Aufgaben-Board
- Eine Projektübersicht mit Status, Deadlines und Ansprechpartnern
- Ein CRM für Kundenkontakte
- Eine Wissensdatenbank für interne Prozesse
Dank Vorlagen und Drag & Drop ist das kinderleicht. Und das Beste: Es sieht dabei auch noch richtig gut aus.
2. Alles an einem Ort – keine App-Wechsel mehr
Viele Nutzer schätzen Notion, weil es verschiedene Tools vereint. Statt fünf Apps zu öffnen, kannst du in Notion:
- Notizen schreiben (auch per App am Handy)
- Aufgabenlisten verwalten
- Kalender einbinden
- Dateien und Links organisieren
- Datenbanken erstellen, z. B. für Bewerbungen, Bücher, Projekte
Für Menschen mit vielen parallelen Projekten oder Content-Creator ein echter Gamechanger. Alles ist miteinander verlinkbar – und das spart Zeit.
3. Für Teams: Zusammenarbeit leicht gemacht
Notion eignet sich nicht nur für Einzelpersonen, sondern auch für Teams. Die wichtigsten Vorteile:
- Gemeinsame Seiten mit Kommentarfunktion
- Echtzeit-Bearbeitung wie bei Google Docs
- Rechteverwaltung (z. B. „Nur Lesen“, „Bearbeiten“, „Admin“)
- Checklisten und Statusverfolgung für Aufgaben
- Automatische Versionierung und Änderungsverfolgung
Ob als kleines Start-up oder in Abteilungen größerer Unternehmen: Notion bringt Übersicht und Struktur – ohne komplizierte Einarbeitung.
4. Notion ersetzt viele andere Tools – und spart Geld
Notion ersetzt typischerweise:
| Ersetzt durch Notion | Vergleichstool |
|---|---|
| Notizen | Evernote, OneNote |
| Aufgaben | Todoist, Trello |
| Dokumentation | Google Docs, Confluence |
| Kalenderintegration | Google Calendar (via Sync) |
| Tabellen & CRM | Airtable, Excel |
Preislich ist das attraktiv: Die Basisversion ist kostenlos, und die Pro-Features kosten für Einzelpersonen aktuell nur rund 5 €/Monat. Teams zahlen ab ca. 8 €/Nutzer – deutlich günstiger als viele Einzellösungen.
5. Mobile und offlinefähig: Immer dabei
Egal ob Laptop, Tablet oder Smartphone – Notion läuft auf allen Plattformen. Die App ist stabil und übersichtlich. Inhalte sind auch offline verfügbar (z. B. im Zug oder Flugzeug), und Synchronisierung erfolgt automatisch.
6. Design, das motiviert
Wer mit Notion arbeitet, merkt schnell: Es fühlt sich einfach gut an. Die Kombination aus Minimalismus, Funktionalität und Ästhetik motiviert viele, ihre digitale Ordnung aufrechtzuerhalten. Farbcodierungen, Emojis, Icons, Coverbilder – kleine Spielereien, die den Unterschied machen.
7. Erweiterbar mit KI und Automatisierung
Notion bietet mittlerweile eine eigene KI-Integration, die dir beim Schreiben, Zusammenfassen und Planen hilft. Außerdem lässt sich Notion mit Tools wie Zapier, Make oder IFTTT automatisieren – perfekt für komplexere Workflows.
Beispiele:
- Automatisches Anlegen neuer Aufgaben bei E-Mail-Eingang
- Verknüpfung mit Slack oder Teams
- Integration mit Google Sheets oder Kalendern
8. Datenschutz & Hosting: Was du wissen solltest
Notion speichert deine Daten auf Servern in den USA. Für sensible Unternehmensdaten sollte man sich daher mit Themen wie DSGVO und Datenschutz auseinandersetzen.
Empfehlung für Datenschutz-Bewusste:
- Notion nur für organisatorische oder nicht personenbezogene Daten nutzen
- Zweistufige Authentifizierung aktivieren
- Alternativ: europäische Alternativen wie Anytype oder Logseq prüfen
Fazit: Für viele das beste Organisationstool – auch 2025
Notion ist kein Wundermittel, aber ein Werkzeug mit enormem Potenzial. Besonders für Menschen, die flexibel arbeiten, verschiedene Projekte koordinieren oder digitale Ordnung lieben, ist es ein echter Gewinn.
✅ Du bist kreativ? Notion hilft beim Ideen sortieren.
✅ Du arbeitest im Team? Notion sorgt für klare Absprachen.
✅ Du bist chaotisch? Notion bringt Struktur – auf deine Weise.
Wer sich einmal eingearbeitet hat, möchte es oft nicht mehr missen.
Tipp zum Einstieg:
Erstelle deine erste Seite z. B. als Wochenplaner oder Content-Kalender. Nutze eine der kostenlosen Vorlagen und passe sie an deine Bedürfnisse an. Du wirst sehen: Der Einstieg ist leichter als gedacht – und es macht sogar Spaß.
